Presupuesto y factura del mismo trabajo: ejemplo lado a lado

El mismo encargo, dos documentos distintos

Diego es diseñador gráfico freelance. Una tienda de barrio le pide un logotipo nuevo y la papelería básica. Diego pasa por dos momentos muy diferentes con el mismo trabajo: primero envía un presupuesto (una propuesta, todavía no hay nada cerrado) y, cuando termina y cobra, emite una factura (el documento que acredita la operación ya realizada). Parecen casi iguales, pero cumplen funciones opuestas: uno mira al futuro, el otro certifica el pasado.

Veamos el contenido del encargo con cifras de ejemplo, orientativas y sin valor de asesoramiento fiscal:

• Diseño de logotipo: 400 €
• Tarjetas de visita (diseño): 120 €
• Plantilla de factura y papelería: 80 €

Los dos documentos, lado a lado

La clave salta a la vista: la base imponible y el IVA son los mismos porque el trabajo es el mismo. Lo que cambia es el contexto. El presupuesto es una promesa de precio; la factura es el registro de una operación que ya ocurrió y que cuenta para tus impuestos.

Qué se mantiene y qué cambia

Lo que se mantiene

• La descripción del trabajo. Conviene que coincida para que el cliente reconozca que le estás facturando lo que aceptó.
• La base imponible. Si el alcance no cambió, el importe base debería ser el mismo.
• El tipo de IVA. El que corresponda al servicio, igual en ambos documentos.

Lo que cambia

• La numeración. Los presupuestos y las facturas llevan series distintas. Las facturas deben ir numeradas de forma correlativa.
• La retención de IRPF. En el caso de Diego, como freelance que factura a una empresa, suele aparecer una retención en la factura que reduce el importe a cobrar. En el ejemplo, un 15% orientativo.
• El valor del documento. Un presupuesto se puede aceptar, rechazar o negociar. Una factura, una vez emitida, forma parte de tu contabilidad.

El flujo real de Diego, paso a paso

Diego no improvisa. Su proceso es tan sencillo como efectivo:

• Prepara el presupuesto con el desglose claro y una validez de 30 días, y lo envía para que la tienda lo apruebe por escrito.
• Ejecuta el trabajo solo cuando tiene el "sí". Así evita hacer horas que nadie le ha encargado.
• Convierte el presupuesto en factura reutilizando las mismas líneas, para no volver a teclear todo.

Ese último punto es el que más tiempo le ahorra. Diego genera la propuesta con la herramienta de crear presupuestos y, cuando el cliente acepta, pasa las mismas líneas a la herramienta de crear facturas sin reescribir nada. Menos errores de copia y una trazabilidad perfecta entre lo ofertado y lo facturado.

Errores típicos al confundir los dos documentos

• Cobrar con el presupuesto. Un presupuesto no sirve como justificante fiscal: siempre hay que emitir la factura.
• Cambiar el precio por el camino sin avisar. Si el trabajo crece respecto al presupuesto, lo correcto es pasar una ampliación antes de facturar.
• Olvidar la numeración correlativa en las facturas, que sí es un requisito.
• No guardar el presupuesto aceptado. Es tu prueba de lo que se acordó si más adelante hay discrepancias.

Si quieres afinar la propuesta inicial para que se acepte a la primera, te será útil nuestra guía sobre cómo hacer un presupuesto profesional. Con un buen presupuesto de partida, la factura casi se escribe sola.