Laura fotografía bodas en Valencia. Entre anticipos, saldos finales y la locura de mayo a octubre, su mayor reto no es la cámara: es no perder el hilo de las facturas. Este es su año, mes a mes, con números de ejemplo.
En invierno apenas hay bodas, pero sí reservas para el verano siguiente. Laura cobra un anticipo del 30 % por cada boda que le apartan fecha. Cada anticipo es una factura, aunque la boda sea dentro de ocho meses. Lo tiene clarísimo: si cobras, facturas. Mezclar "ya lo haré cuando llegue la boda" es el camino directo al caos en el Modelo 303.
Las cifras de este artículo son orientativas y a modo de ejemplo; cada negocio y cada año son distintos, y esto no sustituye el consejo de tu asesor.
Laura numera las facturas de forma correlativa y sin saltos (F2026-001, F2026-002…). Cada vez que entra un anticipo o un saldo, emite la factura en el momento con la herramienta de crear facturas, que le guarda la numeración automática y ya le calcula el IVA. Nada de hacerlo "a final de trimestre", porque entonces siempre falta alguna.
| Concepto | Base | IVA 21 % | Total |
|---|---|---|---|
| Anticipo boda (30 %) | 450 € | 94,50 € | 544,50 € |
| Saldo final boda (70 %) | 1.050 € | 220,50 € | 1.270,50 € |
| Boda completa | 1.500 € | 315 € | 1.815 € |
Aquí es donde todo se acelera. Laura puede tener tres bodas en un fin de semana largo. Su truco es facturar el saldo final la semana antes de cada boda, no después, cuando está editando 3.000 fotos y no tiene cabeza para papeleo. Así llega al cierre del trimestre con todo emitido.
El tercer trimestre (julio a septiembre) concentra la mayoría de bodas. Cuando llega octubre y toca presentar el Modelo 303, Laura solo tiene que sumar lo que ya está facturado. Para no hacer cuentas a mano usa la calculadora del Modelo 303, que le resta el IVA soportado del repercutido y le dice cuánto ingresar.
| 3T (jul-sep) | Importe |
|---|---|
| IVA repercutido (facturas emitidas) | 3.780 € |
| IVA soportado (gastos deducibles) | 640 € |
| A ingresar en el 303 | 3.140 € |
Ese dinero del IVA nunca fue suyo: lo cobró por cuenta de Hacienda. Por eso Laura lo aparta en una cuenta distinta según entra. Cuando llega el pago del 303, ya está ahí esperando y no le duele.
En diciembre revisa la numeración completa. ¿Hay algún hueco? ¿Alguna boda que cobró y no facturó? Como ha ido emitiendo factura por factura durante todo el año, el repaso le lleva media tarde. Si todavía tienes dudas sobre qué datos debe llevar cada factura, nuestra guía de cómo hacer una factura correctamente te lo deja claro.
La lección de Laura después de seis temporadas: el papeleo no se acumula si lo haces en caliente. Una boda, una factura, en el momento. Lo demás es llevar la cámara, que para eso se metió en esto.
Sí. Como norma general, cuando cobras un anticipo se devenga el IVA y debes emitir factura en ese momento, aunque el servicio (la boda) sea más adelante. Es un ejemplo orientativo; confirma tu caso concreto.
Usa una numeración correlativa y sin saltos dentro del mismo año o serie. Lo más cómodo es una herramienta que te asigne el número automáticamente, así nunca repites ni te saltas uno.
Porque ese IVA no es tu ingreso: lo cobras por cuenta de Hacienda y tendrás que ingresarlo en el Modelo 303. Si lo apartas según entra, cuando llegue el trimestre no te hace un agujero en la caja.