Caso real: la primera factura de un diseñador freelance (con IRPF)

El día que Marta tuvo que facturar por primera vez

Marta tiene 29 años, lleva tres semanas dada de alta como autónoma y acaba de terminar el rediseño de la web de una pequeña clínica. Acordaron 800 € por el trabajo. Cuando se sienta a hacer la factura, se bloquea: ¿le suma el IVA?, ¿tiene que quitar algo de IRPF?, ¿qué le acaba llegando a la cuenta? Le pasa a casi todo el mundo la primera vez.

Vamos a acompañarla paso a paso. Te adelantamos que los números de este artículo son orientativos y a modo de ejemplo: sirven para entender la mecánica, no son asesoramiento fiscal ni sustituyen lo que te diga tu gestoría.

Las tres piezas de una factura

Toda factura de servicios de un autónomo en España suele tener tres piezas que conviene no confundir:

• Base imponible: lo que cobras por tu trabajo antes de impuestos. En el caso de Marta, 800 €.
• IVA (21 %): se suma a la base. No es tuyo, lo recaudas para Hacienda. Aquí serían 168 €.
• Retención de IRPF: un adelanto de tu IRPF que tu cliente (si es empresa o profesional) resta de la factura y lo ingresa por ti.

La clave que descoloca a Marta es que el IVA suma y la retención resta. Por eso el total de la factura y lo que realmente cobra no coinciden.

¿7 % o 15 % de retención?

Como Marta es nueva autónoma, puede aplicar un tipo reducido de retención (orientativamente un 7 %) durante el año de alta y los dos siguientes, en lugar del tipo general (en torno al 15 %). Es una opción pensada para quien empieza. Si tienes dudas sobre qué porcentaje te toca, lo explicamos con calma en nuestra guía de retención de IRPF del 7 % o 15 %.

La factura de Marta, número a número

Marta decide aplicar el 7 % por ser nueva. Así queda su primera factura:

Es decir: el total de la factura que figura en el documento es de 968 € (base + IVA), pero el cliente solo le transfiere 912 €, porque esos 56 € de retención los ingresa él directamente en Hacienda a cuenta del IRPF de Marta.

¿Y a dónde va cada parte?

• Los 168 € de IVA los declarará Marta en su modelo trimestral. No son beneficio suyo.
• Los 56 € de retención funcionan como un anticipo: cuando haga la declaración de la renta, se los descontarán de lo que le toque pagar (o le saldrán a devolver).
• Los 800 € de base son su ingreso real, del que todavía tendrá que descontar sus gastos y su cuota de autónomo.

Errores típicos en la primera factura

Estos son los tropiezos que más vemos y que Marta consiguió esquivar:

• Olvidar la numeración correlativa: las facturas deben ir numeradas en orden, sin saltos. Esta es la número 1 del año.
• Faltar datos obligatorios: tus datos y NIF, los del cliente, la fecha, el concepto, la base, el tipo de IVA y la retención. Lo repasamos todo en la guía de cómo hacer una factura correctamente.
• No aplicar retención cuando el cliente es empresa: si facturas a un particular, normalmente no se practica retención; si es empresa o profesional, sí.
• Confundir el total con lo que cobras: el error estrella, como hemos visto.

Cómo lo resolvió sin calculadora en la servilleta

Marta montó la factura con nuestra herramienta para crear facturas: metió la base, eligió el 21 % de IVA y el 7 % de retención, y el documento calculó el total solo. Para comprobar que la retención le cuadraba con su situación, antes pasó sus números por la calculadora de IRPF y confirmó que el 7 % era el porcentaje razonable por ser nueva.

Resultado: factura enviada en diez minutos, sin sustos y con la tranquilidad de entender qué significaba cada línea. La próxima vez ya fue pura rutina.

Lo que conviene que te lleves

Tu primera factura asusta más por desconocimiento que por dificultad. Recuerda las tres piezas: la base es tuya, el IVA lo recaudas y lo devuelves, y la retención es un adelanto de tu IRPF. Si empiezas, estudia si te conviene el tipo reducido de retención y apóyate en una plantilla que haga las cuentas por ti. Y, como siempre, estas cifras son un ejemplo para aprender: ante una duda real, consulta con un profesional.